Những lý do đang gây thất thoát nguyên vật liệu của nhà máy
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, Do vậy để thống nhất công tác quản lý nguyên vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, doanh nghiệp cần phải quản lý và kiểm soát theo đúng quy trình nhập hàng đầu vào.
1. Thất thoát do cân sai trọng lượng hàng nhập đầu vào
Cung cấp hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào tại các nhà máy thường thông qua các xe tải nội bộ, xe tải thuê hoặc xe tải của NCC. NVL được vận chuyển và lên bàn cân/hoặc không lên cân tại các nhà máy, vận chuyển vào kho để dữ trữ hoặc chuyển sang bộ phận sản xuất để sản xuất ngay. Chúng ta có thể dễ dàng thấy được lỗ hổng tại khâu vận chuyển - cân hàng đầu vào như sau:
- Trong trường hợp xe tải không qua cân lại mà phụ thuộc vào chứng từ của bên bán thì rất dễ xảy ra trường hợp thất thoát hàng trên đường, lái xe ăn cắp hàng ...
- Trong trường hợp xe tải qua cân, trọng lượng hàng cũng có thể không chính xác do: cân chưa đúng, xe tải đỗ sai vị trí cân làm sai lệch trọng lượng mà doanh nghiệp không có biện pháp kiểm soát...
Khắc phục:
- Chủ doanh nghiệp có thể đầu tư cân xe tải và hệ thống phần mềm quản lý và kiểm soát cân xe tải trên bàn cân
- Hoặc có thể cân thuê hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào tại điểm cân gần nhất (Lưu ý: hệ thống cân gần nhất của đối tác phải uy tín mà tốt nhất là hệ thống đó nên có tính năng gửi email phiếu cân kèm hình ảnh sau khi cân xong để xác thực thông tin phiếu cân)
- Quy kết trách nhiệm cho bộ phận bảo vệ và bộ phận kho trong trường hợp kiểm tra lại hàng và kẹp chì niêm phong trên hàng còn hay không?
2. Thất thoát do kiểm soát chất lượng chưa chặt chẽ
Nhiều doanh nghiệp sẽ kiểm tra và đánh giá chất lượng nguyên vật liệu đầu vào với nhiều chỉ tiêu: độ ẩm, tỷ lệ tạp chất... những chỉ tiêu này có thể do nhân viên cân trực tiếp làm hoặc có bộ phận đánh giá chất lượng làm (KCS) tuy nhiên thực tế, nhân viên sau khi đánh giá xong thường sử dụng điện thoại báo nhau, hoặc ghi thủ công vào giấy để lưu trữ mà chưa có sự quản lý chặt chẽ và liên thông đến các bộ phận. Tuy là sự sai sót khá ít, nhưng nếu gặp vấn đề thì thất thoát sẽ rất lớn
Khắc phục: Để có thể lưu vết lại thông tin đánh giá chất lượng của bộ phận KCS theo thời gian thực, chủ doanh nghiệp có thể đầu tư hệ thống phần mềm kho tích hợp KCS, ERP hoặc đơn giản là phần mềm cân với mô đun mở rộng cho phép nhập KCS qua điện thoại và lưu trên hệ thống cũng khá tốt.
3. Thất thoát do sai lệch hàng hóa trong quản lý kho
- Trao quyền cho nhân viên thiếu trung thực; thiếu trách nhiệm gây thất thoát
- Quản lý kho lỏng lẻo, không kiểm kho định kì và đúng quy trình
- Nhầm lẫn do quản lý quá nhiều hàng hóa, phải xử lý nhiều công việc luôn căng thẳng, mệt mỏi; tính nhầm số lượng, chủng loại do cộng trừ nhân chia sai...
- Số liệu tồn kho không đúng với thực tế dẫn đến hàng hết hạn dùng và dự trù hàng không được.
- Bòn rút nguyên vật liệu
Khắc phục:
- Sử dụng các thiết bị an ninh để giám sát tất cả các điểm chết tại kho
- Kiểm kho định kỳ và nộp báo cáo chi tiết tình hình sử dụng nguyên vật liệu
- Đánh giá công tác hoạt động của NV kho để khen thưởng nhằm nâng cao trách nhiệm cho mỗi nhân viên
- Ứng dụng phận mềm quản lý kho cũng là cách để các thông tin kho, quá trình xuất nhập nguyên vật liệu và kiểm kê kho được cập nhật nhanh nhất, tránh tình trạng thiếu hàng và giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý
Nhìn chung, do chọn sai quy trình làm việc dẫn đến giấy tờ sổ sách chi chít, nhiều người, nhiều khâu cồng kềnh tốn kém nên khi kiểm tra càng khó khăn hơn gây thất thoát. Nhiều đơn vị đã đang áp dụng phương án sử dụng camera lắp đặt tại toàn bộ hệ thống để có thể kiểm soát liên tục mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên chủ đầu tư lại quên rằng, các thiết bị camera này không có cảnh báo khi mất mát, không có cảnh báo khi hoạt động của nhân viên không hiểu quả và con người thì không thể liên tục nhìn vào các camera để giám sát thủ công.
Chúng ta không thể phủ nhận ưu việt khi lắp đặt hệ thống camera, tuy nhiên, nếu bạn biết kết hợp quản lý, tổ chức công việc cho từng bộ phận theo đúng quy trình và có hệ thống khép kín bằng phần mềm để quản lý và giám sát thì bạn sẽ đưa ra quyết định mang tính lý chí hơn do các quyết định ấy dựa trên đánh giá thực tế và những báo cáo thông kê "biết nói" từ phần mềm.
Chúc bạn thành công!
>>> Quản lý và giám sát hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào và đầu ra bằng phần mềm Mắt Thần cực kỳ hiệu quả
>>> Yêu cầu slide giới thiệu giải pháp quản lý khép kín hệ thống xe ra vào nhà máy