Phần mềm cân giúp giảm bao nhiêu nhân sự vận hành?

Đối với nhiều doanh nghiệp sản xuất, logistics hay khai thác vật liệu, chi phí nhân sự tại trạm cân luôn là một khoản chi đáng kể. Bên cạnh nhân viên cân, doanh nghiệp còn cần người nhập liệu, bảo vệ, kế toán kho, điều phối xe và nhiều vị trí khác để đảm bảo quá trình cân diễn ra liên tục. Chính vì vậy, khi tìm hiểu các giải pháp tự động hóa, câu hỏi được đặt ra nhiều nhất là phần mềm cân giúp giảm bao nhiêu nhân sự vận hành.

Vì sao trạm cân truyền thống cần nhiều nhân sự?

Ở nhiều doanh nghiệp, trạm cân vẫn hoạt động theo phương thức bán thủ công. Mỗi lượt xe ra vào đều cần nhiều người phối hợp để hoàn thành quy trình, khiến chi phí vận hành tăng theo số lượng xe và số ca làm việc.

Một quy trình cân thông thường thường bao gồm nhiều bước liên tiếp như:

Kiểm tra giấy tờ phương tiện.
Đối chiếu lệnh nhập hoặc xuất hàng.
Nhập thông tin xe và hàng hóa lên phần mềm.
Điều khiển xe lên xuống bàn cân.
Đọc và ghi nhận số cân.
In phiếu cân.
Chuyển chứng từ cho kho hoặc kế toán.
Lưu trữ hồ sơ phục vụ đối chiếu sau này.

Mỗi công đoạn chỉ mất vài phút nhưng khi cộng dồn hàng trăm lượt xe mỗi ngày sẽ tạo ra khối lượng công việc rất lớn. Nếu mọi thao tác đều thực hiện bằng tay, doanh nghiệp buộc phải bố trí nhiều nhân sự để đảm bảo tiến độ.

Một lượt cân thường có nhiều người tham gia

Tùy quy trình của từng doanh nghiệp, một lượt cân có thể cần sự phối hợp của nhiều bộ phận như:

Nhân viên bảo vệ kiểm tra phương tiện.
Nhân viên vận hành trạm cân.
Nhân viên nhập liệu.
Kế toán kho.
Bộ phận kiểm soát chứng từ.
Điều phối xe.

Khi lưu lượng xe tăng vào giờ cao điểm hoặc mùa sản xuất, doanh nghiệp thường phải tăng ca hoặc bổ sung nhân sự tạm thời để tránh ùn tắc tại trạm cân.

Ngoài chi phí tiền lương, việc nhiều người cùng tham gia còn làm phát sinh các vấn đề như:

Quy trình xử lý chậm.
Sai sót khi nhập liệu.
Khó truy vết khi xảy ra nhầm lẫn.
Nguy cơ gian lận nếu dữ liệu không được kiểm soát tập trung.

Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn tự động hóa trạm cân thay vì tiếp tục mở rộng nhân sự khi sản lượng tăng.

Phần mềm cân giúp giảm nhân sự ở những công đoạn nào?

Thay vì chỉ lưu kết quả cân, phần mềm quản lý cân có thể tự động hóa nhiều công đoạn trong quy trình vận hành, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.

Tự động nhận diện phương tiện: Thông qua camera nhận diện biển số, RFID hoặc QR Code, hệ thống tự động xác định phương tiện và đối chiếu lệnh cân mà không cần nhân viên nhập thông tin bằng tay.

Tự động lấy dữ liệu từ cân điện tử: Kết quả cân được truyền trực tiếp từ đầu cân vào phần mềm, loại bỏ thao tác ghi chép hoặc nhập số liệu thủ công, đồng thời hạn chế sai sót và gian lận.

Tự động tạo phiếu cân và đồng bộ dữ liệu: Ngay sau khi cân hoàn tất, phần mềm tự động tạo phiếu cân và đồng bộ dữ liệu đến kho, kế toán hoặc hệ thống ERP, giúp giảm thời gian xử lý và tránh nhập liệu nhiều lần.

Tự động kiểm soát xe ra vào: Khi tích hợp barrier, camera, đèn tín hiệu và cảm biến, hệ thống có thể tự động kiểm soát quy trình xe vào – ra trạm cân, giảm sự phụ thuộc vào nhân viên điều phối.

Tự động báo cáo và thống kê: Mọi dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, hệ thống tự động tổng hợp báo cáo về số lượt cân, khối lượng hàng hóa và hiệu suất vận hành, giúp nhà quản lý theo dõi mà không cần tổng hợp thủ công.

Vậy doanh nghiệp có thể cắt giảm bao nhiêu nhân sự vận hành?

Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi đánh giá hiệu quả đầu tư hệ thống cân điện tử. Tuy nhiên, không có một con số chung áp dụng cho mọi mô hình sản xuất.

Không có một con số cố định

Khả năng tinh gọn nhân sự phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

Quy mô nhà máy.
Số lượng trạm cân.
Lưu lượng xe mỗi ngày.
Số ca vận hành.
Mức độ tự động hóa của hệ thống.
Khả năng tích hợp với ERP, WMS hoặc phần mềm kế toán.

Ví dụ, một doanh nghiệp chỉ có vài chục lượt xe mỗi ngày sẽ có nhu cầu khác hoàn toàn so với nhà máy xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn lượt xe mỗi ca.

Vì vậy, thay vì đặt mục tiêu giảm một số lượng nhân sự cụ thể, doanh nghiệp nên đánh giá mức độ tự động hóa có thể đạt được trong từng công đoạn.

Những vị trí thường được tối ưu khối lượng công việc

Khi quy trình cân được tự động hóa, nhiều công việc lặp đi lặp lại sẽ không còn cần thực hiện thủ công.

Các vị trí thường được giảm tải bao gồm:

Nhân viên nhập liệu.
Nhân viên ghi phiếu cân.
Nhân viên tổng hợp báo cáo.
Nhân viên điều phối xe tại trạm cân.
Nhân viên kiểm tra dữ liệu cân.

Điều này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải cắt giảm lao động. Thay vào đó, nhân sự có thể được điều chuyển sang các công việc mang lại giá trị cao hơn như kiểm soát chất lượng, tối ưu vận hành hoặc quản lý sản xuất.

Ở nhiều doanh nghiệp có nhiều điểm cân, một nhân viên hoàn toàn có thể giám sát cùng lúc nhiều trạm cân thông qua hệ thống phần mềm, thay vì phải bố trí người trực tại từng vị trí như trước đây.

Lợi ích lớn nhất là tối ưu nguồn lực

Thực tế cho thấy, giá trị của phần mềm cân giúp giảm bao nhiêu nhân sự vận hành không chỉ nằm ở việc giảm chi phí tiền lương.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp sẽ đạt được nhiều lợi ích lâu dài:

Giảm thời gian xử lý mỗi lượt cân.
Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
Giảm nguy cơ gian lận trong quá trình cân.
Dễ dàng mở rộng quy mô mà không cần tăng nhân sự tương ứng.
Nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu và truy xuất lịch sử.

Đối với các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số, đây là nền tảng quan trọng để tối ưu toàn bộ chuỗi vận hành, từ khâu nhập nguyên liệu đến xuất thành phẩm

Chia sẻ