Hướng dẫn sử dụng 13 hàm Excel cơ bản và thường dùng nhất
Những hàm cơ bản nhất hỗ trợ tính toán trong excel mà người dùng nên bỏ túi. Nếu có quên bạn hãy lưu đường link và sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn
1. HÀM SUM (Tính tổng)
- Cú pháp: =SUM (X1,X2..), trong đó X1 và X2 là các số cần tính tổng.
- Thao tác nhanh: bạn muốn tính tổng của các số nằm trong dãy từ A3 đến E3 thì bạn hãy sử dụng hàm =SUM(A3:E3) và nhấn Enter để thực hiện.
- Ngoài ra, bạn có thể dùng chuột để sử dụng tính năng tính tổng tự động của Excel: Cách làm như sau:
Bôi đen vùng dữ liệu muốn tính tổng
Dùng chuột click vào AutoSum trên thẻ Home của Excel như hình dưới đây.
2. HÀM PRODUCT (Hàm nhân)
- Cú pháp: =X1*X2, trong đó X1 và X2 là các số cần nhân
- Thao tác nhanh: bạn muốn nhân tất cả các ô tính từ A3 cho đến F3 thì ta sẽ có công thức như sau: =PRODUCT(A3:F3) và nhấn Enter để thực hiện.
- Để copy công thức và tính các hàng bên dưới nữa thì bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột sao cho hiển thị dấu + như hình bên dưới và thực hiện kéo xuống. Ngay lập tức các kết quả của hàng dưới sẽ được tính và bạn sẽ không cần phải nhập lại công thức nữa.
3. HÀM SUMIF (Hàm điều kiện)
- Cũng là hàm tính tổng nhưng mà nó là hàm tính tổng có điều kiện.
- Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range). Trong đó:
Range: Là hàng hoặc cột mà bạn đã chọn
Criteria: Đặt điều kiện, điều kiện này bạn có thể đặt là số, là biểu thức hoặc là chuỗi đều được.
Sum_range: Là các ô mà bạn thực sự cần tính tổng.
Ví dụ: =SUMIF(B3:B8,”<=8″); Tính tổng của các giá trị trong vùng chọn từ B2 đến B5 và với điều kiện là các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 8.
4. HÀM IF
Các bạn sư dụng hàm IF để trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng và giá trị khác nếu điều kiện là sai.
- Cú pháp: =IF(Điều kiện; Giá trị 1, Giá trị 2) . Nếu đúng với điều kiện thì kết quả sẽ trả về là Giá trị 1, còn nếu sai thì sẽ trả về là Giá trị 2.
- Ví dụ: =IF(D6=120;”CÓ”,”KHÔNG”)
5. HÀM LEFT
Hàm Left là hàm sẽ lọc giá trị bên trái của chuỗi.
- Cú pháp: =LEFT(Text,N). Trong đó:
Text là chuỗi văn bản.
N là Số ký tự mà bạn muốn trích dẫn.
Ví dụ cụ thể: =LEFT(Wắt do nêm,3) = “Kiên”
6. HÀM AND
Trả về TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE.
- Cú pháp: =AND (Logical1, Logical2, ….)
Các đối số:
Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.
*Lưu ý:
Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.
Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!
Ví dụ: =AND(D5>0,D5<5000)
7. HÀM OR
- Bạn có thể sử dụng hàm OR với cú pháp sau: =OR (N1, N2…)
Trong đó các đối số: N1, N2… là các biểu thức điều kiện.
Hàm sẽ trả về giá trị TRUE (1) nếu như bất cứ một đối số nào của nó là đúng, ngược lại nó sẽ trả về giá trị là FALSE (0) nếu như tất cả các đối số của nó là sai.
Ví dụ: =OR(F7>05/02/2000,F7>08/08/20016)
8. HÀM AVERAGE (Tính giá trị trung bình)
Đây là hàm tính giá trị trung bình của các con số mà bạn đã chọn.
- Cú pháp:=AVERAGE(Number1, Number2…)
Trong đó các tham số: Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình.
Ví dụ: Mình muốn tính giá trị trung bình của từ ô A1 đến ô G1 thì bạn hãy sử dụng công thức sau: =AVERAGE(A1:G1) rồi nhấn Enter để thực hiện là xong.
9. HÀM MIN, MAX (Lọc ra số nhỏ nhất hoặc là lớn nhất)
Cách sử dụng như sau, chúng ta sẽ sử dụng luôn cái hình ở bên trên nhé.
Ví dụ bạn muốn lọc ra số nhỏ nhất trong các số từ A1 đến G 1 thì ta sẽ sử dụng cú pháp: =MIN(A1;G1) và nhấn Enter.
Tương tự nếu như bạn muốn lọc ra số lớn nhất trong các số từ A1 đến G1 thì ta sẽ sử dụng cú pháp: = MAX(A1;G1) và nhấn Enter.
10. HÀM NETWORKDAYS (Tính số ngày làm việc)
Nếu như bạn cần tính tổng thời gian làm việc của một nhân viên nào đó trong công ty thì chúng ta sẽ sử dụng tới hàm =NETWORKDAYS().
Một tuần chúng ta sẽ có 5 ngày làm việc nên hàm này sẽ tự trừ đi 2 ngày nghỉ trong 1 tuần. Ví dụ cụ thể như sau:
=NETWORKDAYS(C4,D4) sau đó nhấn Enter để thực hiện chúng ta sẽ có kết quả là 8872 ngày. Bạn có thể thử tính số ngày làm việc trong vòng 1 tháng để thấy được con số cụ thể hơn.
11. HÀM NOW () – Hiển thị thời gian và ngày giờ ở thời điểm hiện tại
Sử dụng hàm =NOW() để hiển thị ngày giờ của hệ thống trong tính. Ví dụ như sau:
Bạn chỉ cần nhập hàm =now() và nhấn Enter là ngay lập tức sẽ hiển thị ngày và giờ ở thời điểm hiện tại như hình bên dưới.
Note: Có thể sẽ phát sinh lỗi #### nhưng bạn chỉ cần kéo ô tính rộng hơn một chút là sẽ OK thôi.
Tips: Tương tự với hàm NOW, bạn có thể sử dụng hàm =TODAY() để hiển thị ngày, tháng, năm hiện tại (không có giờ)
Hoặc các bạn có thể kết hợp với các hàm ngày tháng khác như:
Day: Tách ra số ngày hiện tại
Month: Tách ra số tháng hiện tại
Year: Tách ra số năm hiện tại
12. HÀM CONCATENATE (Nối nội dung giữa các ô tính)
Nếu như bạn muốn kết hợp và gộp tất cả nội dung giữa các ô tính với nhau vào 1 ô duy nhất thì có thể sử dụng hàm CONCATENATE.
- Cú pháp: =CONCATENATE(Text1;Text2…)
Ví dụ như hình bên dưới mình muốn ghép nội dung của 3 ô tính từ A3 đến C3 vào thành 1 ô duy nhất thì chúng ta sẽ làm như sau: =CONCATENATE(A3;B3;C3) sau đó nhấn Enter để thực hiện.
13. Hàm vlookup
Sử dụng excel mà không biết cách sử dụng hàm vlookup thì thật quá đáng tiếc. Các bạn có thể sử dụng hàm Vlookup đơn giản và dễ hiểu như sau:
Định nghĩa: Hàm VLOOKUP là hàm tìm kiếm giá trị theo cột kèm theo điều kiện tham chiếu.
- Cú pháp: =VLOOKUP (điều kiện tìm kiếm,vùng dữ liệu cần tìm kiếm,số cột tìm kiếm,kiểu tìm kiếm 0/1)
Trong đó:
0 – là kiểu tìm kiếm chính xác
1 – kiểu tìm kiếm tương đối
Ngoài ra, khi các bạn đã lên một nấc cao hơn có thể sử dụng hàm Vlookup kết hợp với rất nhiều hàm excel khác: Left, Right, Mid, Match.
Trên đây là 13 hàm Excel cơ bản nhất mà bạn cần nắm được trước khi bạn bắt tay vào học Excel. Và nếu như bạn là dân kế toán thì còn cần phải học và nắm được nhiều hàm hơn nữa cơ, mình cũng không biết quá nhiều về Excel nên mình sẽ ngâm cứu thêm và hướng dẫn cho các bạn một cách dễ hiểu nhất
Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn !
Nguồn: internet